Для таможенного оформления - документального контроля и выпуска груза в свободное обращение к прибывшим с грузом или по почте, факсу документам прибавляются документы, подготовленные участником ВЭД РФ.

Доверенность установленной формы с Копией Приказа или Трудового соглашения на лицо указанное в доверенности.

Копии паспортов Генерального директора, Главного бухгалтера и лица указанного в Доверенности.

Контракт, Соглашение или Договор (далее Соглашение) со всеми дополнениями и изменениями - копия, заверенная печатью Покупателя на каждом листе.

Обязательно должен содержать следующее:

• Номер и дату документа;
• Полные и точные наименования и страны сторон;
• Информацию о товаре, которая совпадает с товаросопроводительными документами, сертификатами и другими документами ,необходимыми для контроля ввозимых товаров;
• Общая сумма Соглашения в денежном выражении;
• Точное наименование валюты взаиморасчетов;
• Условия поставки;
• Условия оплаты;
• В случае предоплаты за груз с российской стороны должны быть условия, которые влекут штрафные санкции, в случае нарушения иностранной стороной условий Соглашения;
• Конечную дату совершения последней операции по Соглашению (это наиболее поздняя из двух дат: последнего дня таможенного оформления при ввозе последней партии товаров по Соглашению, либо последнего дня оплаты товара);
• В реквизитах российской стороны должно быть: наименование, местонахождение, дата государственной регистрации, код ОКПО и ИНН; реквизиты уполномоченного банка, который должен оформить Паспорт сделки, с номером текущего валютного счета через который будет производиться оплата.

В реквизитах иностранной стороны нужно указывать фирму-продавца, а не получателя платежа, даже если товар поставляет одна организация, а деньги российский импортер перечисляет другой. Должна быть организационно-правовая форма, кем и когда зарегистрирована, местонахождение, банковские реквизиты.

Спецификация к поставке - копия, заверенная печатью Покупателя на каждом листе. Является неотъемлемой частью Соглашения и детализирует поставку. Содержит:

• Сумму поставки;
• Условия оплаты;
• Получателя груза;
• Место доставки (СВХ);
• Место разгрузки (хранение);
• Транспорт;
• Количество и вес, вид упаковки, цену за единицу товара;
• Включена ли тара и упаковка в общий вес поставляемого товара.

Переводы на русский язык Инвойса, контракта и других документов по требованию таможни - копии, заверенные печатью Покупателя.

Паспорт сделки - оригинал и копия, заверенная Генеральным директором и главным бухгалтером.

Подтверждение об оплате груза в случае предоплаты (выписки из банка, заявление на перевод с исполнением о предоплате) где отражена сумма предоплаты - копии, заверенные печатью Покупателя и подписью Генерального директора и Главного бухгалтера.

Платежное поручение о переводе авансовых таможенных платежей на счёт таможни (пошлину, НДС и таможенный сбор) - оригинал со штампом банка.

Сертификат соответствия (основной документ, подтверждающий безопасность ввозимого товара) или Разъяснение ГОССТАНДАРТА РФ (о том, что груз не является объектом обязательной сертификации) в случае обязательной сертификации по коду ТН ВЭД - нотариальная копия или копия, заверенная печатью органа ,выдавшего документ.

Гигиеническое заключение на подконтрольный товар.

Ветеринарное свидетельство Формы 2 или Акт фитосанитарного контроля в случае ввоза сырья животного или растительного происхождения.

Другие разрешительные документы для оформления декларируемых кодов ТН ВЭД, например:

• Лицензии (Министерства внешнеэкономических связей и торговли (на ввоз товаров, подлежащих нетарифному контролю), Государственного таможенного комитета РФ ( в случае заявления определенных таможенных режимов);
• Разрешения иных государственных органов (органов внутренних дел, Министерства сельского хозяйства, Министерства здравоохранения, Министерства связи, Министерства культуры и т.д.);
• Сертификаты происхождения товара.

Вышеперечисленные документы предоставляются в таможенный орган в оригинальном исполнении. Сертификаты безопасности, гигиенические, ветеринарные и фитосанитарные сертификаты могут быть представлены в виде копии, заверенной органом, выдавшим данный сертификат.